Saiba como lidar com problema que o novo vírus está gerando no seu escritório
O COVID-19 está causando alarde na população mundial. Classificado como pandemia, o vírus está se espalhando por vários lugares do mundo, inclusive no Brasil. Por isso, empresas de diversos segmentos já estão adotando o home office para conter a proliferação do Coronavírus, mantendo sua produtividade e a segurança dos seus colaboradores.
Evitar contato humano, principalmente com pessoas que possuem sintoma de gripe, é uma das formas de inibir o contágio do COVID-19. Portanto, o home office torna-se uma forma segura de evitar a paralisação total das atividades e conter a doença.
Mas como começar esse movimento de trabalho em casa sem perder a produtividade e o controle?
Seguem abaixo algumas dicas para a implementação segura do home office na sua empresa:
1) Garantir meios efetivos de comunicação
Apesar de cada um no seu “quadrado”, é essencial que haja formas de comunicação entre os colaboradores, evitando qualquer problema de comunicação que resulte em retrabalho. A conectividade deve ser assegurada no ambiente e também a utilização de meios padronizados pela diretoria como um chat, skype, videoconferência, entre outros.
Se não houver um direcionamento claro, os contatos podem vir por diversos meios como e-mail, Whatsapp, entre outras ferramentas de comunicação, o que dificulta e descentraliza a comunicação, proporcionando confusão nos processos e até demora pela falta de retorno.
Contudo, é essencial também pensar na segurança ao disponibilizar o acesso aos seus colaboradores. É vital que haja a instalação de antivírus, que as informações enviadas para o servidor sejam criptografadas, também haja nível de acesso para os colaboradores com autenticação de dois fatores e acesso por VPN (Rede Privada Virtual).
Essas são apenas algumas ações necessárias, há outras que você pode realizar com a ajuda de uma equipe de TI especializada.
3) Educação para evitar acesso inadequado
Crie uma cartilha para sua equipe com ações que elas devem evitar durante o trabalho remoto. Por exemplo, conscientize seus colaboradores sobre riscos de responder mensagens não solicitadas e clicar em links ou fazer download de arquivos estranhos e não conhecidos.
4) Instalação e atualização de softwares da máquina
Peça à equipe de Suporte de TI que faça uma análise do dispositivo de trabalho de cada colaborador, para verificar riscos e ameaças, além de instalar e configurar atualizações mais recentes dos sistemas operacionais e de outras ferramentas instaladas. Pergunte sobre soluções de segurança adicionais adequadas para este momento, de acordo com a necessidade.
O momento é de apreensão, mas é necessário manter a calma e agir para aumentar a segurança
Além da preocupação com a saúde das pessoas, o Coronavírus está sendo um facilitador para a atuação de criminosos que se aproveitam da histeria coletiva que o vírus está causando. Dessa forma, é necessário total comprometimento com ações de segurança pelas empresas, principalmente relacionado à tecnologia.
Informações falsas sobre o COVID-19 podem chegar por e-mail para seus colaboradores, o que aumenta a probabilidade deles clicarem em links maliciosos e baixarem arquivos desconhecidos, causando problemas. Todos estão preocupados, mas é essencial que haja atividades que reforcem a proteção e conscientização dos colaboradores. Dessa forma, o home office torna-se uma atividade segura e adequada para estes tempos sombrios!