Muito se fala em tecnologia da informação, mas algumas pessoas não fazem ideia do que compõe a estrutura nem como ela funciona.
O desconhecimento da documentação de TI prejudica a gestão do ambiente de tecnologia, um problema que precisa ser resolvido.
Ordenar processos e documentos faz parte de uma boa gestão de um ambiente tecnológico. Com isso, saber quais os documentos do ambiente de TI é tão importante quanto saber o que são e para que servem.
O que é documentação de TI?
A documentação de TI é um conjunto de documentos e mapas conceituais que demonstram ao profissional de tecnologia da informação conhecer todo o sistema disponível.
Esses documentos funcionam como verdadeiro norte para os colaboradores, em especial para os recém-chegados, ou especialistas contratados para trabalhos pontuais. Mesmo com o gestor de TI ausente, as chances de impactos negativos nos processos do setor são reduzidas.
Além disso, em caso de problemas, a documentação ajuda a mapear a origem, bem como estabelecer a melhor estratégia e solução.
Quais aspectos precisam ser documentados?
O ideal é que toda a infraestrutura esteja mapeada e documentada. De servidores, internet, a sistemas em nuvem, além de um inventário completo de softwares e equipamentos disponíveis. Essa é uma visão ampla do que precisa ser documentado na infraestrutura.
Quais são as documentações do ambiente de TI?
Certos itens são indispensáveis na documentação do ambiente de TI, entre eles:
- Nomes de servidores, informações referentes ao hardware, guias de instalação, local onde cada servidor está inserido;
- Link, servidores, provedor e a tecnologia adotada;
- Topologia de rede (incluindo controles utilizados para acesso e diagrama);
- Mecanismo de roteamento que conecta os servidores e endereço IP;
- Switches, firewall e roteadores;
- Cada um dos hardwares e softwares instalados.
- Para maior segurança e melhor gestão do sistema e da infraestrutura, é fundamental realizar documentar também:
- Políticas de segurança;
- Políticas de criação de usuário e instalação de novas aplicações;
- Senhas de acesso do dos serviços e sistemas utilizados;
- Instruções de uso de equipamentos e softwares específicos;
- Custos, contratos e principais contatos de trabalho;
- Identificação dos colaboradores e com quais projetos cada um está envolvido.
Qual a importância da documentação de TI?
Além de fornecer melhor compreensão da estrutura para qualquer membro do time, a documentação de TI oferece segurança. Informações fundamentais para o bom funcionamento da empresa ficam resguardadas. Privacidade e competente armazenamento de dados são regras na gestão de informações.
Os mapas conceituais também colaboram para a continuidade do trabalho, que não fica prejudicado caso algum colaborador considerado fundamental falte.
Com o ambiente de TI totalmente documentado, a proatividade aumenta, já que todos os processos e procedimentos ficam ao alcance dos colaboradores, e o tempo entre compreensão e tomada de ação fica reduzido.
O uso de ferramentas colaborativas ajudam a simplificar a organização da documentação, otimizando tanto o trabalho quanto o mapeamento da estrutura.
Manter a documentação de TI em ordem é fundamental para alcançar a gestão aprimorada, especialmente em ambientes com múltiplos clientes. Quanto antes der início à documentação, mais cedo poderá usufruir dos benefícios de uma estrutura devidamente organizada e mapeada.
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