O mundo dos negócios tem produzido cada vez mais dados e informações – entre funcionários, clientes, fornecedores e todo o pessoal envolvido no funcionamento de um estabelecimento, há uma quantidade imensurável de dados com os quais se devem lidar. A partir deste cenário, o ideal para um melhor funcionamento negocial é a integração e a centralização de informações.
• O que é centralizar e integrar informações?
Quando falamos em centralização de informações nos referimos a incluir na empresa uma forma em que todos os colabores na empresa passem a falar a mesma língua, entendendo os mesmos contextos. É necessário incluir na cultura da empresa um sistema que seja capaz de dar acesso integral de dados aos colaboradores e centralizar as informações para facilitar processos como o de tomada de decisões.
Um exemplo de centralização de informações é uma equipe de marketing que passa a ter acesso às métricas e demais informações do time de vendas e vice-versa. A partir dos dados que passam a acessar, o marketing pode acelerar processos de comunicação e ver mais rapidamente quais práticas conseguem leads de mais qualidade para os vendedores – o que gera maior lucratividade para a empresa. Já os vendedores, ao entrarem em contato com os dados do marketing, conseguem se planejar melhor ao ver as campanhas que sairão para o mercado.
• Quais as vantagens de integrar e centralizar informações?
a) Maior agilidade nos processos internos
Integrando e centralizando as informações, a empresa possibilita que as equipes de diferentes áreas tomem decisões de qualidade mais rapidamente uma vez que conhecem o todo dos dados empresariais. Com um sistema integrado, os colaboradores conseguem ter acesso rápido aos registros de atividades de outras áreas e equipes, bem como informações externas, permitindo que o processo de tomada de decisão seja mais consciente.
b) Melhora da organização dos dados e da distribuição de trabalho
Com a centralização dos dados é possível identificar onde estão os entraves organizacionais, para dessa forma poder resolvê-los. Com a integração de informações, a empresa ganha uma ferramenta plenamente capaz de corrigir processos organizacionais, principalmente uma vez que diversas áreas terão acesso às informações, todos poderão identificar os pontos de dificuldade, bem como quais tarefas estão sobrecarregando quais equipes – e assim melhorar a distribuição de trabalho.
c) Melhorias na segurança informacional
É muito comum nas empresas que as informações fiquem dispersadas em diferentes tipos e formatos de arquivos e mídias – o que além de fazer com que os colaboradores percam muito tempo procurando por uma determinada informação, também coloca os dados em risco. Isto porque quando uma informação está dispersa, torna-se mais fácil que parte das informações se perca ou seja captada, tanto em documentos e pendrives desaparecidos, como em e-mails para funcionários já desligados ou mesmo arquivos em notebooks que já perderam o uso empresarial.
A centralização e integração das informações e dados empresariais significa que o banco de dados da empresa estará unificado em um único local ou plataforma com toda a segurança. Dessa forma, há menos riscos de perder documentos ou dispersar dados importantes, facilitando o acesso aos dados e promovendo maior segurança as informações confidenciais da empresa.
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