O uso do Pacote Office é comum em empresas de todos os setores, mas enviar e receber diversos arquivos, principalmente quando existe uma equipe editando e contribuindo para o seu conteúdo, se torna algo muito delicado.
Pode acontecer de uma edição se perder no meio desse processo, afinal são muitos vai-e-vem de e-mails e mensagens.
Mas para facilitar a vida de todos, a Microsoft lançou o Office 365, que tem como base do seu funcionamento, o armazenamento em nuvem.
Esse é só uma das razões pela qual você deve migrar ou implantar essa novidade em sua empresa.
Então veja abaixo algumas razões para aproveitar essa novidade.
Facilidade e segurança
Como foi dito anteriormente, o fato de armazenar os arquivos em nuvem dá maior agilidade e facilidade para todos os envolvidos em determinado projeto, sem que seja necessário o envio e recebimento de arquivos.
Na prática, isso também significa não precisar usar tanto a memória interna do computador, otimizando a máquina e usando apenas com o que realmente será útil.
Isso vale para o Word, Excel, PowerPoint, Outlook e todos os outros produtos do Pacote Office.
Isso também aumenta a segurança do trabalho em si, já que é possível rastrear tudo o que é feito e salvo nos arquivos, além de saber qual usuário está editando o seu conteúdo naquele momento.
Instalação e organização
Com esse sistema, não é mais necessária uma instalação de uma Virtual Private Network (VPN), podendo acessar os arquivos em qualquer máquina, bastando ter acesso a uma rede de internet.
Isso também faz com que a organização e atualização de tudo o que é feito seja em tempo real, diminuindo as chances de ir para uma reunião com sua equipe, ou até com o cliente, com uma planilha desatualizada.
Como não é preciso salvar e armazenar novamente, tudo o que foi editado na nuvem fica disponível para todos, dando mais agilidade em todo o processo.
Ideal para empresas
Com tudo o que foi descrito acima, é correto afirmar que o Microsoft 365 é ideal, principalmente, para pequenas e médias empresas, já que o processo de integração de uma área com a outra é facilitada.
Dessa maneira, não vão existir arquivos incompletos e/ou perdidos em cada máquina, já que todos os funcionários, pelo menos os que precisam, terão acesso às planilhas e documentos necessários para dar continuidade ao trabalho.
A capacidade de produzir, por ser necessário apenas um acesso à internet, é ideal também para quem está atuando como Home Office, facilitando a organização, tanto de colaboradores, quanto dos chefes de equipe.
Os diferentes departamentos, internos e externos, podem conversar e trabalhar de forma mais integrada e ágil, colocando “no papel” tudo o que é conversado e combinado entre as áreas.
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