Os avanços tecnológicos já fazem parte do dia a dia de trabalho de todas as empresas e não poderia ser diferente em um escritório de advocacia. Atualmente, certas atividades tomariam muito tempo e recursos financeiros se não fossem utilizadas as ferramentas da tecnologia da informação.
Em meio a este cenário, as informações de sua empresa são fundamentais para a continuidade dos processos. Ademais, a integridade e a segurança dos dados de seus fornecedores e clientes são essenciais para o ganho de notoriedade no mercado e em sua gestão de TI.
Muitos escritórios de advocacia não pensam na segurança da informação como algo básico. Embora saibamos que manter os dados dos clientes bem protegidos seja de suma importância, seja por falta de informação ou de conhecimento, alguns erros ainda são bastante comuns. Consequentemente, a performance do negócio é colocada em risco e você precisa evitar isso a todo custo.
Elaboramos este artigo para que você possa quais são os 4 piores erros de segurança da informação. Além disso, também vamos dar dicas de como evitá-los. Continue a leitura e fique por dentro do assunto.
1. Não conscientizar os colaboradores
Qualquer instituição precisa pensar na segurança da informação. Neste sentido, é preciso que o funcionamento do mundo da tecnologia seja compreendido por todos os funcionários — sejam eles advogados ou não — e que todos estejam alinhados às melhores práticas de proteção.
Para isso, é importante investir em cursos, workshops e reuniões que falem acerca do tema. É preciso gastar algum tempo com um treinamento básico para que todos — dos mais leigos aos mais experientes — saibam o mínimo necessário, como não emprestar senhas a terceiros e fazer a identificação de links maliciosos para não clicar neles.
Lembre-se também de prezar pelo diálogo em sua gestão e esteja preparado para sanar dúvidas. Em seus cursos, faça de tudo para utilizar uma linguagem que seja entendida por todos e aborde tópicos especiais de acordo com as fragilidades e potencialidades de sua equipe de trabalho.
2. Não investir em segurança da informação
Nem todas as empresas entendem que esse quesito é tão importante quanto a mão de obra e acabam deixando-o de lado. Pequenas atitudes são deixadas de lado, como a descrita no tópico anterior, o que gera brechas para que cibercriminosos descubram informações sigilosas sobre o seu escritório e os seus clientes.
O ideal seria ter uma equipe especializada e focada apenas na segurança da informação, mas no caso de um escritório de advocacia, outras medidas podem ser tomadas. Por exemplo, uma boa solução é ter o contato de um profissional de TI autônomo que verifique periodicamente se tudo está funcionando corretamente nos sistemas internos. Lembre-se que esse investimento será muito menor do que os prejuízos de uma invasão.
Com o passar dos anos, novas estratégias e ferramentas são criadas e desenvolvidas. Por isso, para não ficar de fora desses avanços, a contratação desse tipo de serviço é fundamental para garantir o sucesso do negócio e dar continuidade às atividades em sua gestão. Desta maneira, faça uma pesquisa de mercado e encontre uma empresa que preste um serviço de qualidade e que ofereça um pacote de serviços de TI avançado e eficiente.
3. Conceder muitos privilégios de acesso
Seu escritório de advocacia é composto por vários funcionários, não é mesmo? Cada um deles tem suas funções e objetivos em suas jornadas de trabalho e precisam realizá-las com eficiência e dentro do planejamento previamente estipulado. Porém, é necessário ficar muito atento em relação às suas condições de acessos.
Certamente não são todos os colaboradores que precisam ter acesso irrestrito ao material financeiro, por exemplo. Às vezes o problema pode vir de dentro, seja por má fé ou por algum simples descuido, como o já falado empréstimo da própria senha a alguém. Então porque deixar tudo à vista de quaisquer funcionários?
Adote uma política de segurança da informação onde cada um poderá visualizar apenas aquilo que for útil ao seu trabalho. Para isso, é preciso criar algumas contas de usuário, com logins e senhas diferentes e gerenciar as permissões de acesso. Uma boa dica é fazer esse planejamento com o profissional de TI autônomo descrito no tópico anterior.
Tomando esta atitude, você garante que todos os membros da equipe de trabalho estejam focados em suas atividades, permitindo o acesso apenas às informações e aos documentos que são realmente necessários para a execução das mesmas.
4. Não fazer backup
Este é um erro crasso e bastante comum no mundo da segurança da informação, mesmo que o backup seja algo bastante simples. Ele consiste no armazenamento dos dados em dois ou mais dispositivos, onde um é o principal e utilizado constantemente, como o computador do seu escritório, e os outros, como HDs externos, serviriam apenas para guardar as mesmas informações.
Dessa maneira, caso ocorra algum problema com o computador, o HD externo ainda guarda tudo que o computador tinha. Portanto, é recomendado que sejam feitos backups periódicos – no mínimo quinzenalmente – para que nenhum dado importante seja perdido.
Além disso, também existe a opção de backup na nuvem, que pode facilitar ainda mais sua rotina de trabalho. Ele consiste no armazenamento remoto de dados por meio da internet para um servidor. Com isso, é possível acessar os arquivos de qualquer lugar e quando quiser, bastando apenas programar suas atividades de acordo com as necessidades de seu empreendimento.
A segurança da informação é um critério fundamental no desempenho do seu negócio. Portanto, um administrador de sucesso precisa ficar muito atento para utilizar suas estratégias e ferramentas em sua rotina profissional.
Por isso, avalie qual é a melhor opção de backup para o seu escritório e evite problemas gerenciais ou de perda de informações. Como consequência disso, seu processo produtivo não é interrompido e você evita um dos principais erros de segurança da informação.
A infraestrutura de TI faz toda a diferença para a obtenção de resultados positivos e por isso você precisa investir neste setor e evitar os quatro erros apresentados neste artigo. Como consequência disso, você garante a integridade e a continuidade de seus processos e consegue prestar um serviço de qualidade e adequado às tendências do mercado.
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