O ramo jurídico costuma ser resistente a mudanças, especialmente as tecnológicas. No entanto, é cada vez mais disseminado que implementar um software de gestão jurídica é uma necessidade.
Se não tem como escapar dessa tendência, o ideal é fazê-la da forma mais segura possível. Para isso, elaboramos um pequeno roteiro sobre quais os principais cuidados ao implementar um software jurídico de gestão. Confira!
Montar uma equipe capacitada
O primeiro passo para implementar um software de gestão jurídico é montar uma equipe que ficará responsável por organizar, planejar, executar, testar e avaliar todo o processo de implementação.
Essa equipe, de preferência, deve contar com pessoas indicadas pelo fornecedor, que auxiliará por todo o procedimento, o gestor de tecnologia do escritório, responsável pela área de TI, os funcionários do setor de tecnologia e advogados que tenham perfil tecnologia e possam servir para os testes e feedback no processo de implementação.
A equipe deve estar a par do funcionamento do software, para facilitar todas as etapas, além ter um bom entrosamento e contar com um líder capacitado.
Fazer backups confiáveis
A implementação de um software jurídico pode acontecer pela informatização do escritório, ou seja, que está passando seus procedimentos e processos para meio digital, ou pela migração de software.
Qualquer que seja o caso, é importante manter, até o encerramento completo do processo de implementação, os arquivos ou backups de todo o acervo do escritório, a fim de possibilitar eventuais controles de danos.
Claro que softwares confiáveis, de bons fornecedores, tendem a ter garantias maiores de sucesso ou mesmo do processo de migração. Mas a etapa de prevenção é essencial para uma implementação tranquila e sem problemas.
Criar um planejamento de implementação
Formada a equipe e tomadas as providências para a garantia de dados, é importante que os responsáveis pela implementação façam um planejamento adequado, que cumpra todas as etapas necessárias, com os testes devidos em cada uma.
O planejamento serve como um guia de atividades e tarefas, que possibilita uma boa distribuição de atribuições, funções e tarefas a cada pessoa da equipe, de forma que o trabalho seja executado da melhor forma possível.
O planejamento deve contemplar desde a aquisição, implementação, inserção e migração de dados, criação de procedimentos de uso, fase de testes iniciais, fase de testes finais e avaliação de efetividade.
Monitorar cada etapa da implementação
Cabe ao gestor jurídico, o responsável pela área de tecnologia e os membros da equipe designados zelar e monitorar cada etapa do planejamento para implementar o software jurídico de gestão.
O monitoramento é essencial para o sucesso da implementação, pois é assim que se pode identificar problemas e situações que possam a vir comprometer as etapas seguintes.
O gestor jurídico e o responsável pelo setor de TI são responsáveis pelo monitoramento geral de todo o processo de implementação. É uma boa ideia também designar membros da equipe para monitorar etapas específicas, para que haja um duplo cheque de todas as atividades.
Realizar testes de efetividade
A cada etapa, deve-se realizar testes de efetividade, para saber se o software atende às demandas e necessidades do escritório. Afinal, a escolha de implementar um software jurídico de gestão foi tomada com base na busca por otimizar os processos de rotina.
Deve-se, portanto, realizar testes de cada etapa, inclusive para um monitoramento eficaz.
Fazer uma avaliação final
Por fim, depois de implementado o software, deve-se proceder o treinamento de todos que fazem parte do escritório, para extrair a máxima efetividade do uso da tecnologia e procurar fazer uma avaliação geral, a partir de indicadores de gestão.
Ou seja, implementar um software de gestão jurídico não tem segredos, apenas exige paciência, controle e organização.