O SharePoint pode ser usado como diretório de documentos e vamos mostrar algumas razões para fazer isso. Afinal, algumas empresas optam pelo uso dele como servidor, apesar de atuar também como ferramenta para a criação de sites. Essa prática é comum e muito vantajosa, como veremos abaixo.
Claro que uma equipe de TI vai auxiliar nesse processo, deixando o servidor compatível com as necessidades da sua empresa. Mas, em aspectos importantes, como segurança e facilidade de acesso, não há dúvidas de que é uma ótima opção.
Acompanhe as 6 razões que selecionamos para ter certeza disso.
1. Autorização no acesso de documentos específicos
Nem todos os arquivos internos da sua empresa podem ser acessados por toda a equipe, o que é perfeitamente comum. Em uma intranet pode ser um tanto complicado proteger documentos de acesso interno, porém, o SharePoint é possível configurar meios de proteção para evitar acesso em documentos restritos e o vazamento de dados.
2. É possível verificar o histórico de versões
Na rotina empresarial várias pessoas atuam utilizando os mesmos documentos, sendo o acesso ao histórico de versões uma ferramenta muito útil. Afinal, dessa forma, cópias de diferentes versões ficam disponíveis, tornando simples o acompanhamento do arquivo. Além de deixar o trabalho muito mais organizado para a equipe.
3. Busca facilitada de informações
Um recurso que pode parecer simples, mas que não é encontrado em todo tipo de servidor é a facilidade de busca. O acesso e análise de informações é uma ferramenta muito usada hoje pelas empresas para elaborar seu planejamento estratégico. Nada mais justo do que poder contar com um documento de maneira simples, usando data, nome ou palavras-chave.
4. Acesso remoto também facilitado
Não podemos deixar de citar a facilidade de acesso remotamente como uma vantagem, visto que muitas empresas têm atuado com funcionários em home office. A equipe de colaboradores pode acessar os arquivos ao mesmo tempo, mesmo que estejam em diferentes dispositivos.
5. Segurança e proteção dos dados
Para quem quer utilizar o SharePoint como servidor, a segurança não é geralmente um questionamento, visto que a Microsoft é uma empresa de peso no mercado. A complexidade das configurações, as atualizações com frequência e a qualidade dos serviços formam uma alternativa que fornece segurança de dados para a sua empresa.
6. Backup protegido
No SharePoint há opções interessantes quando o assunto é backup, o que protegem os dados de ataques e de possíveis apagamentos por acidente. Quando muitos usuários acessam os mesmos arquivos, é comum que acidentes aconteçam, então, estar preparado para recuperar os arquivos é sempre uma alternativa para resolver o problema com praticidade.
Agora fica mais fácil entender o porquê de usar o SharePoint como diretório de documentos, já que ele apresenta tantas razões para isso. São vantagens que deixam a rotina de trabalho da sua empresa mais eficiente, tornando produtividade da sua atuação e de seus colaboradores.
Claro que é indispensável ter uma equipe de TI para dar o suporte necessário durante o funcionamento do servidor. Melhor ainda no caso de suporte avançado, garantindo a qualidade e segurança das operações.
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